会务工作人员如何执行会议项目

（一）会前执行

会前执行内容

1、会议场所选择及布置                                         

2、会议资料和会议用品筹备

3、会议相关物品设计及制作

4、 会议礼品策划及准备

5、会议经费预算

6、发送会议信息、会议联络、会议邀请

7、 整理会议回执、确定与会人员名单及分组

8、工作人员培训

会场选择原则

1、考察会场接待能力。会从参会的人数、会议室数量进行综合考虑场大小是否合适，是否具有会议所需的场馆，以及住宿、餐饮、交通等基础设施的接待条件。

2、考察会场的规格标准及各种会议配套的条件。考虑会场的装潢设计水平、设施设备档次、会场的服务水平等。

3、考察会场的交通条件及环境，交通是否便利，停车是否可行，周边的环境是否有吸引力，会场的空气质量和噪音大小如何，能否创造合适的气氛和环境、突出会议的主题等。

4、安全和其他标准。是否设置了火灾警报和消防设施，是否有安全出口，是否标明了撤离程序，是否配备了保险箱。

5、建立会场考察情况记录表，以便进行数据分析。

会议场地布置

会议场地要体现出与会议主题、进程相协调、相适应的气氛；场内标志要显著、明确，方便与会者的参与和利用。

1、背景台布置（背景板、横幅）

2、主席台布置（鲜花、茶杯、桌签、纸笔、话筒等）

3、会场座位布置（剧院式、课桌式、座谈式等）

4、安排视听设备（视听设备、同步翻译、速记、摄录等，落实并试调安装）

5、会场其他气氛营造

会议筹备秘书服务

1、会议通知与整理会议回执。及时整理和掌握参会者信息和变动。

2、准备参会登记表，使用何种登记形式要视会议规模的大小、会议种类而定。常见几种：A、签到登记薄 B、宣传册签到薄 C、签到卡片  D、电子签到卡

3、会议资料与会议资料袋准备。资料袋装有与会者在会议期间所需要的各种信息，同时也包括便于客人了解会议的资料和闲暇时间娱乐所需的资料。

4、票证准备。会议期间会用到宴会餐券等各种票证，餐券或其他特殊活动的票证要求按时间、用途写清楚。发放票证是控制人数的一种好方法，尤其是在特殊活动中以票证为凭证可以掌握出席的准确人数。

5、制作参会证。参会证是会议期间参会人员凭证。

6、编制会务手册。会务手册详细说明会议日程安排或相关信息。

7、建立通讯录。与会者通讯录便于与会者查找同事、老友，结识同行业的新朋友，也便于以后联系及交往。

（二）会中执行

 会中执行内容

会中执行是对会议执行方案的具体执行及现场管理、监控，其主要内容为： 

1、会议接待

（1）迎送、引导服务

（2）报到、签到服务

（3）VIP管理

（4）住宿安排

（5）用餐安排

2、会议现场执行及监控

（1）会议议程中的协助执行

（2）会议内容记录

（3）现场秩序维护

（4）会中活动安排

（5）茶歇安排

（6）会议礼仪主持服务

（7）外语翻译服务

（8）摄影摄像服务

3、迎送和引导服务 

（1）通过会议回执和报名表了解与会人员情况，包括姓名、性别、年龄、身份、职务、民族、宗教信仰、生活习俗、健康状况、所代表的组织机构等基本情况；参会目的；抵离的时间和所选择的交通工具等。 

（2）不同的客人按不同的方式迎接：对于邀请的VIP、嘉宾和重要发言人，遵循身份相当原则安排工作人员和车辆迎送。迎接重要嘉宾鲜花接站。 

（3）掌握到达和离开的时间，如有变化，及时通知有关人员。 

4、会议报到与签订 

（1）签到工作内容包括迎宾、签到登记、名片收集、交费、领取会议资料和各种票证。 

（2）根据不同类型不同规模确定报到与签到方式，主要方式有：登记簿签到、签到墙签到、电子卡签到等。 

（3）会议资讯传递与咨询服务。 

5、住宿安排 

（1）通过会议回执、掌握与会人员的需求信息，并与之确认； 

（2）与酒店确认准确用房数量、用房类型；

（三）会后执行

会后执行内容：

1、清理会场

（1）收集整理会议资料

（2）物料清点，回收利用

（3）清理会场

2、安排考察活动

（1）商务考察

（2）观光

（3）文艺汇演

3、安排返离

（1）组织合影留念

（2）预定返程票

（3）告别欢送，安排车辆送机等

4、结算会议经费（准确及时结算、开具发票、做好登记、统计）

5、会议感谢，代发感谢函

6、会议评估

（1）评估会议效果

（2）评估会议工作质量

7、会议总结

（1）结案、总结

（2）资料归档